Zettelwirtschaft ade! Dienstleistungsnachweise per mobile App erstellen

Der Dienstleistungsnachweis – ein zentrales Dokument für alle, die Dienste im Auftrag des Kunden erbringen, zum Beispiel als IT-Consultants oder Servicetechniker. Denn nur das, was der Kunde auf dem Dienstleistungsnachweis unterzeichnet hat, kann am Ende auch abgerechnet werden. Deshalb dokumentieren Dienstleister aus allen Branchen ihre Arbeitszeiten, die Art der erbachten Leistungen, Fahrzeiten und benötigtes Material so genau wie möglich und lassen sich diese Aufstellung per Unterschrift durch den Kunden quittieren.

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Eine mobile App zur Erstellung von Dienstleistungsnachweisen erleichtert den Mitarbeitern das Tagesgeschäft vor Ort

Häufig erfolgt dieser Prozess handschriftlich auf einem ausgedruckten Formular, denn nur so kann direkt vor Ort auch die Kundenunterschrift erfolgen. Schon eine Erfassung per Excel oder PDF-Formular bedeutet, dass man entweder auch gleich einen Drucker dabeihat oder eine Unterschrift erst später einholen kann. Aber beide Prozesse haben ein weiteres großes Manko: Sie sind nicht mit den Systemen vernetzt, mit denen die Abrechnungs-und Erfüllungsprozesse gesteuert werden. Das bedeutet, dass alles, was auf diesen Formularen bereits einmal eingetragen wurde, noch einmal in andere Systeme übertragen werden muss: ins Abrechnungssystem, um die Kundenrechnung zu generieren. Ins Materialwirtschaftssystem, um benötigte Ersatzteile und Materialien zu kommissionieren. Ins Projektmanagement-System, um Projekt- und Arbeitszeitcontrolling durchzuführen. Wie bei allen manuellen Prozessen ist auch hier die Gefahr groß, dass Übertragungsfehler passieren, außerdem tritt eine zeitliche Verzögerung zwischen Leistungserstellung und Verfügbarkeit der Daten im System ein. Und: solche manuellen Prozesse sind zeitraubend und blockieren Mitarbeiter mit administrativen Aufgaben, die in dieser Zeit stattdessen wertschöpfend aktiv werden könnten.

Eine Lösung dafür bieten mobile Apps für die Erzeugung von Dienstleistungsnachweisen. Auf dem mobilen Endgerät wie Tablet oder Smartphone kann der Mitarbeiter seine Arbeitszeit, die erbrachten Leistungen, benötigtes Material, Fahrzeiten und alle weiteren Daten rund um einen Auftrag erfassen. Dabei greift er direkt auf vorhandene Daten aus den dazugehörigen Backend-Systemen zu, etwa Auftragsnummer, Kunde, Projektnummer etc.  und verknüpft diese mit seinem Protokoll. Sind alle Daten erfasst, kann er sich diese direkt auf dem Mobilgerät unterzeichnen lassen und anschließend speichern. Mit der Speicherung werden die Daten direkt ins Backend übertragen und sind somit sofort in diesen Systemen verfügbar. Alle weiteren manuellen Dokumentationsaufgaben und die damit verbundene Zettelwirtschaft sind damit passé.

Beispiele für die Möglichkeiten mit einer Dienstleistungsnachweis-App sind:

  • Mobile Erstellung des Dienstleistungsnachweises inklusive Unterschrift
  • Erzeugung eines Kunden-PDFs und direkter Versand per E-Mail an den Kunden
  • Übertragung der erfassten Daten ins Abrechnungssystem für die automatisierte Rechnungsstellung
  • Anforderung und Reservierung sowie Dokumentation verbrauchter Materialien für einen Auftrag per App direkt im Warenwirtschaftssystem
  • Unmittelbare Bereitstellung erfasster Arbeitszeiten für das Controlling

Darüber hinaus können mobile Apps für den Dienstleistungsnachweis auch in umfassendere Kundendienst- oder Service-Apps integriert werden. Solche mobilen Anwendungen ermöglichen zusätzlich das Auftragsmanagement von unterwegs, beinhalten die Möglichkeit zur Routenplanung mittels integrierter Karten, können auf Montageanleitungen und andere Dokumente aus dem Backend zugreifen und sind so das zentrale Arbeitswerkzeug für alle Dienstleister.

Bei der Umsetzung einer App für die Erstellung von Dienstleistungsnachweisen ist es wichtig, darauf zu achten, dass alle relevanten Systeme angebunden werden können. Nur so ist garantiert, dass jegliche manuelle Nacharbeit tatsächlich entfällt. Besonders schnell und kostengünstig lassen sich individuelle Apps für Unternehmen dabei mit App-Konfigurations-Plattformen wie engomo realisieren. Sie kommen ganz ohne Programmierung aus, können an beliebige Backend-Systeme angebunden werden und liefern am Ende eine individuelle App, die den Prozess genau so abbildet, wie er die Mitarbeiter beim Kunden am besten unterstützt.

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